مقدمه :

چنانچه به تازگی پا به عرصه مدیریت پروژه[1] نهاده‌اید و بر آنید كه سطح اطلاعات علمی و عملی خود را در این باب افزایش دهید ، احتمالا این پرسش را از خود پرسیده‌اید من كه در ابتدای این راه پر پیچ‌وخم قرار دارم ، باید از كجا شروع كنم ؟ بی‌تردید آغاز هر اقدامی با سردرگمی‌هایی همراه است كه عدم بهره‌مندی از یك راهنمای مطمئن و متبحر ، زمان موفقیت شما را به تاخیر خواهد انداخت ؛ لذا برآنم كه در این نوشتار به معرفی هرمی تحت عنوان هرم حمایتی مدیران تازه كار[2] در مدیریت پروژه‌ها بپردازم ، بلكه راهگشای مناسبی برای آنانی باشد كه‌ از تجربه‌ كمتری برخوردارند . در ابتدا ، ذكر این نكته ضروریست كه همانند مقالات پیشین ، معادل انگلیسی واژه‌های كلیدی مدیریت پروژه را برای مرور هر چه بیشتر و كمك به یادگیری خوانندگان ، در انتها ذكر نموده‌ام .

براستی هرم حمایتی مدیران تازه‌كار پروژه چیست ؟ این هرم – همانگونه كه در شكل مشاهده می‌كنید -  به چهار سطح تقسیم‌بندی شده است كه هر یك از این سطوح معرف مرحله‌ای در فراگیری دانش مدیریت پروژه می‌باشند ؛ سطوح چهارگانه عبارتند از :

1-      فراگیری مفاهیم و اصلاحات كلیدی[3] مدیریت پروژه .

2-      كسب نگرش[4] و دانش عمومی مدیریت پروژه .

3-      فراگیری اقدامات اساسی[5] در مدیریت پروژه .

4-      راهبری دانسته‌ها .

اینك به تشریح جداگانه هركدام می‌پردازم .

سطح نخست : فراگیری مفاهیم و اصلاحات كلیدی مدیریت پروژه

تا هنگامیكه آشنایی كامل با واژگان اساسی مدیریت پروژه حاصل نكرده‌ باشید و با تعریف دقیق پروژه و عناصر و اجزای تشكیل‌دهنده آن آشنا نشده باشید ، نخواهید توانست گام آتی را در آموختن مبانی مدیریت پروژه استوار بردارید ؛ در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید كه غالبا دارای قالب « ... چیست / چیستند ؟ »[6] و یا « ... كدامست / كدامند ؟ » می‌باشند ؛ این نوع پرسشها همانهایی هستند كه با پاسخ‌دهی كامل به آنها ، آگاهی جامعی از تعریف پروژه و زیرمجموعه‌های آن حاصل خواهید نمود . نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را سوالات ذیل بدانید :

1. پروژه چیست و دارای چه ویژگیها و مشخصاتی می‌باشد ؟

2. اهمیت پروژه‌ها در چیست ؟

3. انواع گوناگون پروژه‌ها كدامند ؟

4. مثلث پروژه را چه اضلاعی شكل می‌دهند ؟

5. مدیریت پروژه چیست و چه عواملی مدیریت پروژه را از سایر حوزه‌های مدیریتی متمایز می‌نماید ؟

6. دلایل توجه روزافزون به مدیریت پروژه كدامند ؟

7. اركان یك سیستم مدیریت پروژه چیستند ؟

8. رئوس مسوولیتهای یك مدیر پروژه كدامند ؟

9. ساختارهای سازمانی متداول در پروژه‌ها كدامند ؟

10. فرایندهای مدیریت پروژه كدامند ؟

11. استانداردهای مدیریت پروژه كدامند ؟

12. حوزه‌های دانش مدیریت پروژه كدامند ؟

13. مدیریت ریسك[7] چیست ؟

14. روشهای كاربردی در مدیریت ریسك پروژه‌‌ها كدامند ؟

15. انواع روشهای انتخاب پروژه كدامند ؟

16. ابزارهای متداول برنامه‌ریزی و كنترل پروژه كدامند ؟

17. ساختار شكست كار[8] چیست ؟

18. نمودار گانت[9] چیست و چه مزایا و معایبی دارد ؟

19. روش مسیر بحرانی[10] چیست ؟

20. تكنیك ارزیابی و بازنگری پروژه[11] ، چگونه روشی است ؟

21.  مسیر بحرانی چیست ؟

22. برنامه‌ریزی شبكه‌ای برداری چیست و چه مزایایی دارد ؟

23. شناوری چیست و انواع گوناگون آن كدامند ؟

24. تكنیك ارزیابی و بازنگری گرافیكی[12] ، چگونه روشی است ؟

25. منابع پروژه[13] به چند دسته كلی تقسیم‌بندی می‌شوند ؟

26. تخصیص منابع[14] به چه معناست ؟

27. تسطیح منابع[15] به چه معناست ؟

28.  اهمیت مدیریت هزینه پروژه در چیست ؟

29. روشهای گوناگون تخمین هزینه كدامند و هر كدام چه مزایا و معایبی دارند ؟

30. شبیه‌سازی مونت‌كارلو چه كاربردی دارد ؟

31. منحنی‌‌های یادگیری[16] چیستند و استفاده از منحنی یادگیری در برآورد هزینه چه اهمیتی دارد ؟

32. ارزش حاصله[17] چیست و در كدام مرحله از پروژه بكار می‌رود ؟

33. مدیریت كیفیت پروژه ، شامل چه جنبه‌هایی می‌گردد ؟

34. هزینه كیفیت در پروژه به چه معناست ؟

35. بكارگیری مهندسی ارزش[18] چه تاثیری در پیشرفت پروژه دارد ؟

36. سیستم اطلاعات مدیریت[19] پروژه چیست و سیستمهای اطلاعاتی پروژه چه اهدافی را دنبال می‌نمایند ؟

37. نرم افزارهای كاربردی برنامه‌ریزی و كنترل پروژه كدامند ؟

پرسشهای بسیار دیگری را نیز می‌توان در این سطح مورد بررسی قرار داد ؛ با روشن شدن پاسخ این سوالات در ذهن شما ، گام بلندی را در ابتدای كار آموختن مدیریت پروژه بر خواهید داشت تا بتوانید در سطح دوم نگرش مناسبی نسبت به كلیات دانش مدیریت پروژه پیدا نمایید .

سطح دوم : كسب نگرش و دانش عمومی مدیریت پروژه    

پس از یادگیری تعاریف اساسی ، اینك نوبت آن است كه ذهنیت روشنی از كلیات فعالیتهای یك مدیر پروژه حاصل نمایید . در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید كه غالبا دارای قالب « چرا ... ؟ »[20] می‌باشند ؛ نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را نیز ، سوالات ذیل بدانید :

1. چرا پروژه‌ها – حتی پروژه‌های نسبتا مشابه - منحصربفرد هستند ؟

2. چرا تغییر در هر یك از اضلاع مثلث پروژه ( كیفیت ، هزینه و زمان ) بر دو ضلع دیگر تاثیر می‌نهد ؟

3. چرا اجرای موفق پروژه به برنامه‌ریزی دقیق ، وابستگی تام دارد ؟

4. چرا شخصیت ذاتی مدیریت پروژه ، در كارایی وی تاثیرگذار است ؟

5. چرا انتخاب شكل سازمانی مناسب ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

6. چرا اغلب سازمانها ، به ساختارهای مختلط سازمانی گرایش نشان می‌دهند ؟

7. چرا فعالیتهای پروژه را باید در قالب فازها[21] ، گروه‌بندی نمود ؟

8. چرا سازماندهی فازهای پروژه ،‌ در قالب چرخه حیات[22] پروژه ضروری است ؟

9. چرا مدیران پروژه ، باید به مراحل اصلی اجرای پروژه ( آغازین[23] ، طرح و برنامه[24] ، اجرا[25] ، كنترل[26] و اختتامیه[27] ) در تمامی فازها پایبند باشند ؟

10. چرا پیشرفت كار پروژه ، اغلب در انتهای چرخه حیات آن ، دچار افت می‌گردد ؟

11. چرا انتخاب مناسبترین تكنیك در مدیریت و برنامه‌ریزی زمان پروژه ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

12. چرا نوسانات شدید استفاده از منابع ، در طول پروژه نامطلوب است ؟

13. چرا در اغلب پروژه‌ها ، هزینه‌های تخمین‌زده شده[28] با هزینه‌های واقعی[29] ، اختلاف چشمگیری دارند ؟

14. چرا مستندسازی[30] و ثبت اطلاعات در پایان پروژه ، امری ضروری به شمار می‌رود ؟

15. چرا بكارگیری نرم‌افزارهای كنترل پروژه ، در روند اجرای پروژه ، نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟

در این سطح نیز ، پرسشهای بسیار دیگری نیز وجود دارند كه شما می‌توانید با درگیر كردن ذهن خود و مطالعات گسترده در منابع غنی مدیریت پروژه ، در صدد پاسخگویی بدانها برآیید ؛ به خاطر داشته باشید كه هر چه دایره دانش شما شعاع بزرگتری داشته باشد ، استوانه موفقیت شما هم حجم ممكن بیشتری را از آن خود خواهد ساخت تا بتوانید در سطح سوم ، با پشتوانه‌ای كافی ، به فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه بپردازید .

سطح سوم : فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه

در این سطح خواهید آموخت كه به واقع چه باید كرد ! بدین معنا كه كه یك مدیر پروژه ، در عمل ، با چه آلترناتیوهایی روبرو خواهد بود ؛ سومین سطح از هرم حمایتی ، به پرسشهایی كه غالبا دارای قالب « چگونه می‌توانم ... ؟‌ »[31] می‌باشند ، می‌پردازد . در حالیكه دو سطح نخستین ، چهارچوبی از اطلاعات و آگاهیهای مقدماتی مدیریت پروژه را به تصویر می‌كشد ، سطح كنونی به شما می‌گوید كه چگونه آستینهاتان را بالا بزنید و آغاز به كار كنید ! نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را ، سوالات ذیل بدانید :

1. چگونه می‌توانم به تصمیم‌گیرندگان مافوق خود اثبات نمایم كه اجرای پروژه ضروریست و امكان‌پذیری[32] دارد ؟

2. چگونه می‌توانم موافقتنامه آغاز پروژه را اخذ نمایم ؟

3. چگونه می‌توانم با بیشترین دقت ممكن ، محدوده كلی پروژه‌ام[33] را تجزیه‌وتحلیل ، سپس معرفی نمایم ؟

4. چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه[34] را تعریف كرده و ترتیب‌بخشی[35] نمایم ؟

5. چگونه می‌توانم زمان لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟

6. چگونه می‌توانم هزینه لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟

7. چگونه می‌توانم منابع موردنیاز را شناسایی كرده و به فعالیتهای موجود ، اختصاص دهم ؟

8. چگونه می‌توانم ساختار شكست كار پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

9. چگونه می‌توانم دیاگرام شبكه‌ای[36] پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

10. چگونه می‌توانم برنامه زمانی پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟

11. چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای بودجه و نحوه مصرف آن تنظیم نمایم ؟

12. چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت ریسك پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟

13. چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت كیفیت پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟

14. چگونه می‌توانم اطمینان حاصل نمایم كه فعالیتهای پروژه‌ام به خوبی در حال اجرا بوده و تحت كنترل می‌باشند ؟

15. چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه‌ام را بسته و پروژه را به هنگام و در محدوده بودجه پیش‌بینی‌شده خاتمه دهم ؟

پاسخ پرسشهای فوق و سوالات مشابه را چنانچه در آستین داشته باشید ، آنگاه می‌توانید اطمینان حاصل كنید كه آنچه بیش از هر چیز دیگری بدان نیازمندید تجربه برای بكاربستن دانسته‌هاست ؛ به هنگام درگیر شدن با پروژه است كه شما پاسخ پرسشهای تازه‌ای را خواهید یافت و آنچه را كه پیش از این پاسخ داده بودید بهتر درك خواهید كرد ؛ پس اینك ، زمان راهبری دانسته‌هاست !

سطح چهارم : راهبری دانسته‌ها

دیگر نوبت آن رسیده كه به شما تبریك بگویم ؛ چرا كه در راس هرم قرار گرفته‌اید و راه درازی را پیموده‌اید ؛ اینك شما باید آموخته های خود را بكار بندید تا نقاط ضعف و قوت خود را بیش از پیش بازشناسید ؛ به خاطر داشته باشید كه پس از مدیریت هر پروژه‌ای ، به پرسش ذیل به دقت پاسخ دهید :

حال كه من كوشیده‌ام تا مهارتها و ابزارهای مدیریتی را اعمال نمایم ، آیا به نتایجی كه می‌باید ، دسته یافته‌ام ؟

مدیران تازه‌كار پروژه ، هیچ‌گاه نمی‌توانند یك شبه به اثربخشی كامل دست یابند . شما به زمان نیاز دارید تا مهارتها و آموخته‌های خود را در عمل آزمایش كنید و این كه محدودیتهای خود را بررسی نموده و ببینید كه در چه مواردی به كمك افزونتری نیازمندید ؛ بویژه شما به دوستی نیاز دارید كه تجربه و تخصص كافی برای راهنمایی بخشیدن به شما در طول چرخه حیات پروژه داشته باشد . پس ، از آموختن و باز هم آموختن غافل نباشید ...   

كپی‌ برداری از محتویات سایت تنها با ذكر منبع مجاز می‌باشد