|
مقدمه : چنانچه به تازگی پا به عرصه مدیریت پروژه نهاده‌اید و بر آنید كه سطح اطلاعات علمی و عملی خود را در این باب افزایش دهید ، احتمالا این پرسش را از خود پرسیده‌اید من كه در ابتدای این راه پر پیچ‌وخم قرار دارم ، باید از كجا شروع كنم ؟ بی‌تردید آغاز هر اقدامی با سردرگمی‌هایی همراه است كه عدم بهره‌مندی از یك راهنمای مطمئن و متبحر ، زمان موفقیت شما را به تاخیر خواهد انداخت ؛ لذا برآنم كه در این نوشتار به معرفی هرمی تحت عنوان هرم حمایتی مدیران تازه كار در مدیریت پروژهها بپردازم ، بلكه راهگشای مناسبی برای آنانی باشد كه از تجربه كمتری برخوردارند . در ابتدا ، ذكر این نكته ضروریست كه همانند مقالات پیشین ، معادل انگلیسی واژه‌های كلیدی مدیریت پروژه را برای مرور هر چه بیشتر و كمك به یادگیری خوانندگان ، در انتها ذكر نموده‌ام . براستی هرم حمایتی مدیران تازه‌كار پروژه چیست ؟ این هرم – همانگونه كه در شكل مشاهده می‌كنید - به چهار سطح تقسیم‌بندی شده است كه هر یك از این سطوح معرف مرحله‌ای در فراگیری دانش مدیریت پروژه می‌باشند ؛ سطوح چهارگانه عبارتند از : 1- فراگیری مفاهیم و اصلاحات كلیدی مدیریت پروژه . 2- كسب نگرش و دانش عمومی مدیریت پروژه . 3- فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه . 4- راهبری دانسته‌ها . اینك به تشریح جداگانه هركدام می‌پردازم .
سطح نخست : فراگیری مفاهیم و اصلاحات كلیدی مدیریت پروژه تا هنگامیكه آشنایی كامل با واژگان اساسی مدیریت پروژه حاصل نكرده باشید و با تعریف دقیق پروژه و عناصر و اجزای تشكیل‌دهنده آن آشنا نشده باشید ، نخواهید توانست گام آتی را در آموختن مبانی مدیریت پروژه استوار بردارید ؛ در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید كه غالبا دارای قالب « ... چیست / چیستند ؟ » و یا « ... كدامست / كدامند ؟ » می‌باشند ؛ این نوع پرسشها همانهایی هستند كه با پاسخ‌دهی كامل به آنها ، آگاهی جامعی از تعریف پروژه و زیرمجموعه‌های آن حاصل خواهید نمود . نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را سوالات ذیل بدانید :
- پروژه چیست و دارای چه ویژگیها و مشخصاتی می‌باشد ؟
- اهمیت پروژهها در چیست ؟
- انواع گوناگون پروژهها كدامند ؟
- مثلث پروژه را چه اضلاعی شكل می‌دهند ؟
- مدیریت پروژه چیست و چه عواملی مدیریت پروژه را از سایر حوزه‌های مدیریتی متمایز می‌نماید ؟
- دلایل توجه روزافزون به مدیریت پروژه كدامند ؟
- اركان یك سیستم مدیریت پروژه چیستند ؟
- رئوس مسوولیتهای یك مدیر پروژه كدامند ؟
- ساختارهای سازمانی متداول در پروژهها كدامند ؟
- فرایندهای مدیریت پروژه كدامند ؟
- استانداردهای مدیریت پروژه كدامند ؟
- حوزه‌های دانش مدیریت پروژه كدامند ؟
- مدیریت ریسك چیست ؟
- روشهای كاربردی در مدیریت ریسك پروژهها كدامند ؟
- انواع روشهای انتخاب پروژه كدامند ؟
- ابزارهای متداول برنامه‌ریزی و كنترل پروژه كدامند ؟
- ساختار شكست كار چیست ؟
- نمودار گانت چیست و چه مزایا و معایبی دارد ؟
- روش مسیر بحرانی چیست ؟
- تكنیك ارزیابی و بازنگری پروژه ، چگونه روشی است ؟
- مسیر بحرانی چیست ؟
- برنامه‌ریزی شبكه‌ای برداری چیست و چه مزایایی دارد ؟
- شناوری چیست و انواع گوناگون آن كدامند ؟
- تكنیك ارزیابی و بازنگری گرافیكی ، چگونه روشی است ؟
- منابع پروژه به چند دسته كلی تقسیم‌بندی می‌شوند ؟
- تخصیص منابع به چه معناست ؟
- تسطیح منابع به چه معناست ؟
- اهمیت مدیریت هزینه پروژه در چیست ؟
- روشهای گوناگون تخمین هزینه كدامند و هر كدام چه مزایا و معایبی دارند ؟
- شبیه‌سازی مونت‌كارلو چه كاربردی دارد ؟
- منحنی‌‌های یادگیری چیستند و استفاده از منحنی یادگیری در برآورد هزینه چه اهمیتی دارد ؟
- ارزش حاصله چیست و در كدام مرحله از پروژه بكار می‌رود ؟
- مدیریت كیفیت پروژه ، شامل چه جنبه‌هایی می‌گردد ؟
- هزینه كیفیت در پروژه به چه معناست ؟
- بكارگیری مهندسی ارزش چه تاثیری در پیشرفت پروژه دارد ؟
- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه چیست و سیستمهای اطلاعاتی پروژه چه اهدافی را دنبال می‌نمایند ؟
- نرم افزارهای كاربردی برنامه‌ریزی و كنترل پروژه كدامند ؟
پرسشهای بسیار دیگری را نیز می‌توان در این سطح مورد بررسی قرار داد ؛ با روشن شدن پاسخ این سوالات در ذهن شما ، گام بلندی را در ابتدای كار آموختن مدیریت پروژه بر خواهید داشت تا بتوانید در سطح دوم نگرش مناسبی نسبت به كلیات دانش مدیریت پروژه پیدا نمایید .
سطح دوم : كسب نگرش و دانش عمومی مدیریت پروژه پس از یادگیری تعاریف اساسی ، اینك نوبت آن است كه ذهنیت روشنی از كلیات فعالیتهای یك مدیر پروژه حاصل نمایید . در این سطح شما باید در ذهن خود به سوالاتی پاسخ گویید كه غالبا دارای قالب « چرا ... ؟ » می‌باشند ؛ نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را نیز ، سوالات ذیل بدانید :
- چرا پروژهها – حتی پروژه‌های نسبتا مشابه - منحصربفرد هستند ؟
- چرا تغییر در هر یك از اضلاع مثلث پروژه ( كیفیت ، هزینه و زمان ) بر دو ضلع دیگر تاثیر می‌نهد ؟
- چرا اجرای موفق پروژه به برنامه‌ریزی دقیق ، وابستگی تام دارد ؟
- چرا شخصیت ذاتی مدیریت پروژه ، در كارایی وی تاثیرگذار است ؟
- چرا انتخاب شكل سازمانی مناسب ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟
- چرا اغلب سازمانها ، به ساختارهای مختلط سازمانی گرایش نشان می‌دهند ؟
- چرا فعالیتهای پروژه را باید در قالب فازها ، گروه‌بندی نمود ؟
- چرا سازماندهی فازهای پروژه ، در قالب چرخه حیات پروژه ضروری است ؟
- چرا مدیران پروژه ، باید به مراحل اصلی اجرای پروژه ( آغازین ، طرح و برنامه ، اجرا ، كنترل و اختتامیه ) در تمامی فازها پایبند باشند ؟
- چرا پیشرفت كار پروژه ، اغلب در انتهای چرخه حیات آن ، دچار افت می‌گردد ؟
- چرا انتخاب مناسبترین تكنیك در مدیریت و برنامه‌ریزی زمان پروژه ، در موفقیت پروژه نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟
- چرا نوسانات شدید استفاده از منابع ، در طول پروژه نامطلوب است ؟
- چرا در اغلب پروژهها ، هزینه‌های تخمین‌زده شده با هزینه‌های واقعی ، اختلاف چشمگیری دارند ؟
- چرا مستندسازی و ثبت اطلاعات در پایان پروژه ، امری ضروری به شمار می‌رود ؟
- چرا بكارگیری نرم‌افزارهای كنترل پروژه ، در روند اجرای پروژه ، نقشی اساسی ایفا می‌نماید ؟
در این سطح نیز ، پرسشهای بسیار دیگری نیز وجود دارند كه شما می‌توانید با درگیر كردن ذهن خود و مطالعات گسترده در منابع غنی مدیریت پروژه ، در صدد پاسخگویی بدانها برآیید ؛ به خاطر داشته باشید كه هر چه دایره دانش شما شعاع بزرگتری داشته باشد ، استوانه موفقیت شما هم حجم ممكن بیشتری را از آن خود خواهد ساخت تا بتوانید در سطح سوم ، با پشتوانه‌ای كافی ، به فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه بپردازید .
سطح سوم : فراگیری اقدامات اساسی در مدیریت پروژه در این سطح خواهید آموخت كه به واقع چه باید كرد ! بدین معنا كه كه یك مدیر پروژه ، در عمل ، با چه آلترناتیوهایی روبرو خواهد بود ؛ سومین سطح از هرم حمایتی ، به پرسشهایی كه غالبا دارای قالب « چگونه می‌توانم ... ؟ » می‌باشند ، می‌پردازد . در حالیكه دو سطح نخستین ، چهارچوبی از اطلاعات و آگاهیهای مقدماتی مدیریت پروژه را به تصویر می‌كشد ، سطح كنونی به شما می‌گوید كه چگونه آستینهاتان را بالا بزنید و آغاز به كار كنید ! نمونه‌های مهم پرسشهای این سطح را ، سوالات ذیل بدانید :
- چگونه می‌توانم به تصمیم‌گیرندگان مافوق خود اثبات نمایم كه اجرای پروژه ضروریست و امكان‌پذیری دارد ؟
- چگونه می‌توانم موافقتنامه آغاز پروژه را اخذ نمایم ؟
- چگونه می‌توانم با بیشترین دقت ممكن ، محدوده كلی پروژه‌ام را تجزیه‌وتحلیل ، سپس معرفی نمایم ؟
- چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه را تعریف كرده و ترتیب‌بخشی نمایم ؟
- چگونه می‌توانم زمان لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟
- چگونه می‌توانم هزینه لازم را برای پایان همه فعالیتهای پروژه‌ام تخمین بزنم ؟
- چگونه می‌توانم منابع موردنیاز را شناسایی كرده و به فعالیتهای موجود ، اختصاص دهم ؟
- چگونه می‌توانم ساختار شكست كار پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم دیاگرام شبكه‌ای پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم برنامه زمانی پروژه‌ام را تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای بودجه و نحوه مصرف آن تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت ریسك پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم برنامه‌ای برای مدیریت كیفیت پروژه‌ام تنظیم نمایم ؟
- چگونه می‌توانم اطمینان حاصل نمایم كه فعالیتهای پروژه‌ام به خوبی در حال اجرا بوده و تحت كنترل می‌باشند ؟
- چگونه می‌توانم فعالیتهای پروژه‌ام را بسته و پروژه را به هنگام و در محدوده بودجه پیش‌بینی‌شده خاتمه دهم ؟
پاسخ پرسشهای فوق و سوالات مشابه را چنانچه در آستین داشته باشید ، آنگاه می‌توانید اطمینان حاصل كنید كه آنچه بیش از هر چیز دیگری بدان نیازمندید تجربه برای بكاربستن دانسته‌هاست ؛ به هنگام درگیر شدن با پروژه است كه شما پاسخ پرسشهای تازه‌ای را خواهید یافت و آنچه را كه پیش از این پاسخ داده بودید بهتر درك خواهید كرد ؛ پس اینك ، زمان راهبری دانسته‌هاست !
سطح چهارم : راهبری دانسته‌ها دیگر نوبت آن رسیده كه به شما تبریك بگویم ؛ چرا كه در راس هرم قرار گرفته‌اید و راه درازی را پیموده‌اید ؛ اینك شما باید آموخته های خود را بكار بندید تا نقاط ضعف و قوت خود را بیش از پیش بازشناسید ؛ به خاطر داشته باشید كه پس از مدیریت هر پروژه‌ای ، به پرسش ذیل به دقت پاسخ دهید : حال كه من كوشیده‌ام تا مهارتها و ابزارهای مدیریتی را اعمال نمایم ، آیا به نتایجی كه می‌باید ، دسته یافته‌ام ؟ مدیران تازه‌كار پروژه ، هیچ‌گاه نمی‌توانند یك شبه به اثربخشی كامل دست یابند . شما به زمان نیاز دارید تا مهارتها و آموخته‌های خود را در عمل آزمایش كنید و این كه محدودیتهای خود را بررسی نموده و ببینید كه در چه مواردی به كمك افزونتری نیازمندید ؛ بویژه شما به دوستی نیاز دارید كه تجربه و تخصص كافی برای راهنمایی بخشیدن به شما در طول چرخه حیات پروژه داشته باشد . پس ، از آموختن و باز هم آموختن غافل نباشید ... |
ارسال
در:
موانع برنامه‌ریزی نوآورانه در سازمان