روابط بین سازمان و تأمین‌كنندگان آن، برای هر سازمانی حیاتی است. تأمین‌كنندگان می‌توانند به طور مستقیم بر عملكرد مالی و سودآوری شركت از طریق فعالیت خرید تاثیر بگذارند و تاثیرات نفوذ آنها در هزینه‌های توسعه محصول، سطح موجودی‌ها، برنامه‌ریزی تولید، میزان تولید، تحویل بهنگام محصول و خدمات خواهد بود. بسیاری از شركت‌های پیشرو متوجه شده‌اند كه سرمایه‌گذاری ارزنده در این زمینه می‌تواند مدیریت ارتباط موثر و كارامد را ایجاد كند. در سال‌های اخیر شركت‌ها سرمایه‌گذاری‌هایی در زمینه نرم‌افزارهای زنجیره تأمین داشته‌اند كه فرایند‌های تأمین را خودكار انجام می‌دهد، زمان تحویل را بهبود می‌بخشد و هزینه‌های كسب‌و‌كار را پایین می‌آورد. در حال حاضر، روند بازار به این شكل است كه شامل افزایش رقابت در سطح جهانی، كوتاه‌تر شدن چرخه حیات محصولات، حركت به سوی برونسپاری فرایندهای كسب‌و‌كار، نیاز به همكاری با سازمان‌هایی برای بهبود مشاركت با تأمین‌كننده‌ها و بررسی روش‌های رو به جلوی كاهش هزینه‌های مرتبط با تأمین‌كنندگان می‌شود.

نویسنده : محمدرضا كریمی‌زاده

SRM چیست؟

مدیریت ارتباط با تأمین‌كننده؛ پیرو اعلام شركت اوراكل، این شركت با شیوه كسب‌و‌كار هر تأمین‌كننده‌ای كه با نرم‌افزارهای مشاركتی فعال است مرتبط می شود و اینكه به شركت‌ها اجازه می‌دهد تا در فرایند تأمین‌كننده‌هایشان مشاركت داشته باشند در ابتدا ابزارهای SRM برای ایجاد كاهش هزینه‌های مالكیتی كالاهای تولید شده بود در حالی كه مزیت رقابتی برای یك سازمان از طریق ارتباط عمیق با تأمین‌كنندگان حاصل می‌شود. یكی از نكات برجسته كه نیاز مؤثر به SRM را نشان می‌دهد، حركت سازمان‌ها به برونسپاری عملیات‌های كلیدی (اصلی) خودشان است كه از طراحی تا مونتاژ محصول و خدمات پس از فروش را شامل می‌شود كه این‌ها به منظور رقابت‌پذیری بیشتر و بهبود عملكرد مالی می‌باشد. استفاده از این قراردادها و سایر روابط نامتعارف بین تأمین‌كننده‌ها مجازی شدن نام می‌گیرد.

شركت اوراكل معتقد است كه 4 روش اصلی برای اجرای موفقیت‌آمیز SRM وجود دارد:

اولین گام: یكپارچه‌سازی

یك سازمان تا زمانی كه فعالیت‌های داخلی خود را خودكار و یكپارچه نسازد نمی‌تواند SRM را پیشنهاد كند. یكپارچه‌سازی شامل انتشار اطلاعات مرتبط هر بخش نظیر مدیریت چرخه عمر محصول، برنامه‌ریزی زنجیره تأمین، مدیریت ارتباط با مشتری و برنامه‌ریزی منابع سازمانی در سراسر شركت است. با توجه به تداركاتی كه در بخش‌های نرم‌افزاری SRM توسط اوراكل دیده شده است، شركت‌ها و تأمین‌كنندگان تقسیم و طبقه‌بندی شده‌اند و در نهایت به سوی كاهش هزینه و زمان دست می‌یابند. در ضمن می‌توان ایجاد تنش در شركا را در طول زنجیره تأمین تا 95 درصد نیز كاهش داد.

دومین گام:  نیاز تأمین‌كنندگان برای متصل شدن به سازمان (تشكیلات)

آنها باید به منظور پرس‌و‌جو و مشاهده دادوستدهایشان بتوانند به طور مستقیم با خریدار ارتباط برقرار كنند. روش‌های اتصال عرضه‌كنندگان باید مقرون به صرفه و قابل اجرا باشد. طیف وسیعی از گزینه‌های موجود در این ارتباط XML، EDI، خدمات وب پورتال یا ایمیل بوده و این به آن معناست كه سرمایه‌گذاری‌های خود را با كمترین هزینه به سیستم خریداران متصل می‌كند.

سومین گام: فعال‌سازی نمای زنجیره تأمین

اضافه شدن ابزار تحلیلی باعث شناسایی نقاط فرصت برای تأمین‌كننده و خریدار می‌شود و عملكرد هر دو را نمایش می‌دهد. ابزار اطلاعاتی كسب‌و‌كار در تصمیم‌گیری‌ها و افزایش سودآوری بین شركا مؤثر است. مثلا، اگر 50 درصد از موجودی كالا در هفته اول فروخته شود، تأمین‌كننده از این فروش مطلع می‌شود و با ابزار كنترل موجودی كه این سیستم به او داده است، می‌تواند با آگاهی از كالای انبار شده خود، تقاضای فروشنده را تأمین كند و در همان زمان افزایش درامد داشته باشد.

ابزار هوشمند كسب‌و‌كار نیز می‌تواند برای بازبینی عملكرد تأمین‌كنندگان در مقابل اهداف كسب‌و‌كار منهای بحث قیمت، مورد استفاده قرار گیرد. طی تحقیقی كه توسط گروه آبردین انجام شده است، شركت‌ها بدون این روش‌های اندازه‌گیری در طول زنجیره تأمین راهی برای آگاهی از چگونگی صرف شدن پول و تلاش خود ندارند.

چهارمین گام: فرهنگ‌سازی

فرهنگ همكاری باید در طول زنجیره تأمین ترویج شود و تأمین‌كنندگان، كسب مزیت رقابتی را در برابر هزینه‌های خود مشاهده كنند. در یادداشت‌های گارتنر آمده است كه استفاده از مدیریت روابط تأمین‌كننده می‌تواند به رشد مشاركت و نوآوری در سازمان منجر شود در حالی كه مدیریت غلط آن افزایش هزینه و كاهش ابداعات را همراه دارد، یكپارچه‌سازی و جهانی‌سازی منابع نرم‌افزاری (اوراكل) اجازه می‌دهد كه یك شركت اساس تأمین را بهینه كند، هزینه‌های منبع‌یابی را كاهش دهد، روابط تأمین‌كننده را بهبود دهد و بهترین منبع را با بیشترین ارزش ایجاد كند.

خرده‌فروشی Littlewoods در ایالات متحده، صرفه‌جویی حاصل از اجرای SRM را از طریق حراج اینترنتی خود تنها در یك سال معادل 462 میلیون دلار اعلام كرده است.

مدیریت ارتباط با تأمین‌كننده: مراحل موفق شدن خریدار و تأمین‌كننده (شركا)

روابط بین تأمین‌كننده و خریدار می‌تواند عاملی پیچیده باشد. هر یك از طرفین می‌خواهند فرصت در معاملات، منابع، پول نقد و سرمایه‌گذاری‌های خود را به حداكثر برسانند. اولویت‌بندی در موارد یاد شده، باعث ایجاد رقابت در ارتباط بین شركا می‌شود. هر همكاری موفق، ناشی از ایجاد مزیت در كسب‌و‌كار بوده كه از درك متقابل، همراه با احترام و وجود صداقت به دست می‌آید. معنای تراز كردن این موارد آن نیست كه ما بدون در نظر گرفتن هزینه واقعی، به سمت قیمت پایین حركت كنیم بلكه به رسمیت شناختن این نكته است كه موفقیت یكی از شركا به موفق شدن دیگران كمك می‌كند. حركت به سوی ارتباط برنده – برنده به این منظور است كه سازمان‌ها باید به طور متناوب با شركای كسب‌و‌كار خود از نظر استراتژی‌های مالی و راهبردها انطباق داشته باشند.

با توجه به این پیچیدگی، باید به 3 اصل مهم در روابط كسب‌و‌كار كه به هم تنیده شده‌اند تمركز داشت:

1 . تطبیق و پذیرش مقررات داخلی و بین‌المللی (توسط شركا)

2 . هدایت و اداره كردن از طریق صداقت، احترام و گفت‌و‌گوی باز

3 . استراتژی‌های مالی كه سود طرفین را تضمین كند

تطبیق و پذیرش

اولین گام مهم در هر رابطه جدید این است كه بسادگی بدانیم در كسب‌و‌كار با چه كسی طرف هستیم. باید یادآور شویم كه در جهان ما از سال 2009 به بعد، بیشتر از هر زمان دیگری تحت نظارت جامعه جهانی قرار داریم. این امر شامل شناخت مشتری خود، تأمین‌كننده خود و سایر مشتریان و تأمین‌كنندگان می‌شود. بر اساس كتاب راهنمای جامع تعلیمات مدنی، «برای نادیده گرفتن قانون هیچ عذری وجود ندارد.»

دولت ایالات متحده و بسیاری از دول دیگر در سراسر جهان، فهرستی گوناگون از افراد و شركت‌هایی را كه نمی‌توان با آنها كسب‌و‌كار انجام داد، تهیه كرده است. این مسئولیت بزرگ، صادركننده و واردكننده‌ها را ملزم می‌سازد تا تمامی شركا در طول زنجیره تأمین مستثنی نباشند و از قوانین تاثیر ‌پذیرند. روش‌هایی چندگانه برای بررسی و دریافت اطلاعات مربوط به افراد (شركا) وجود دارد كه از آن جمله برقراری اشتراك مستقیم به لیست‌های صادره و به‌روزآوری آنهاست. روشی كه امروزه از آن بیشتر استفاده می‌شود به‌كارگیری شخص سوم برای تأمین این خدمات است (برونسپاری) كه امری منطقی به نظر می‌رسد. تغییر سریع قوانین تجارت در سال‌های گذشته، باعث شده تا مراجع قانونگذاری جهانی، محلی و دولت‌ها، تاثیرات بی‌شمار عملیات زنجیره تأمین را بپذیرند كه شامل: استانداردهای طبقه‌بندی تجدید‌نظر شده، نظارت شدید بر صادرات، بسته‌بندی‌های جدید مطابق با اصول محیط‌زیست و .. می‌شوند. در حال حاضر حفاظت از محیط‌زیست به نگرانی جامعه جهانی تبدیل شده است. تجهیزات بسته‌بندی جدید امریكا، طرح‌های ابتكاری اتحادیه اروپا و برنامه‌های ROHS چین در سال گذشته، موجب تسریع در این موضوعات شده و نشان داده است كه حمایت و اجرای این قوانین برای تأمین‌كنندگا، امری مهم است.

هدایت و اداره كردن

هنگامی كه به یك شریك اجازه قانونی و امنیت داده شود، سازمان به سوی مرحله‌ای دیگر از رشد و توسعه خود حركت می‌كند. امروزه، تأمین‌كنندگان سازمان‌های بزرگ جدی‌تر از همیشه مشمول این بررسی‌ها هستند. از 15 سال گذشته تاكنون شیوه‌های (قوانین) اخلاقی كار، تاثیر شدید‌تری بر برندهای عمده داشته است. مثلا، بتازگی محصولات غذایی تولیدی برای حیوانات خانگی و دیگر كالاهای مصرفی ساخت چین، نیاز به بررسی بیشتر و اعتماد به تأمین‌كنندگان دارد. همان‌طور كه شركت‌ها با مسئولیت‌پذیری اجتماعی هم‌نوا هستند، از حضور یا عدم حضور خود در سراسر زنجیره تأمین آگاهی دارند. یك شركت برای حفظ منابع خود باید تأمین‌كنندگان اصلی و قوانین (شیوه‌های) عملیاتی مالی را تحت بررسی قرار دهد. این نوع بررسی می‌تواند با پرسشنامه‌ای آغاز شود كه با اطلاعات سودمند كارمند و تسهیل اطلاعات و شیوه‌های كسب‌و‌كار ارتباط دارد. در روشی دیگر، بررسی می‌تواند از طریق مراجعه به سایت و با مصاحبه با كاركنان منتخب شركت صورت گیرد. انتخاب تأمین‌كننده می‌تواند بر اساس اخلاقیات، وجدان و سازگار با معیارهای جهانی در زنجیره تأمین مشروط شود. دوره ممیزی برای حصول اطمینان از استمرار فرصت‌ها برای توسعه روابط با شركا توصیه می‌شود. از طریق داشتن كد تأمین (سازنده) می‌توان به داشتن تعهد به حفظ استانداردهای بالای اخلاقی دست یافت و این امر از انعكاس پیام مشتریان باوجدان، حاصل می‌شود.

استراتژی مالی

سومین بخش مهم از ایجاد ارتباط با شركا ارتباطی مستقیم با دیدگاه مالی دارد. هنگامی كه خریدار به دنبال كسب قیمت منصفانه است، عرضه‌كننده باید به دنبال پوشش (جبران) هزینه‌های او باشد و صد البته برای او نیز سود ایجاد كند. مذاكره در زمینه دستیابی به پایین‌ترین قیمت همیشه به نفع خریدار نیست. این امر می‌تواند به نتایجی نظیر كاهش اعتماد یا وفاداری بینجامد. خوشبختانه بسیاری از خریداران و وارد‌كنندگان اعلام می‌كنند كه قیمت در مذاكرات فقط و فقط یك عامل است و كیفیت، عاملی اصلی است. خواست آنها این است كه موارد زیادی را از تأمین‌كنندگان خود تقاضا كرده و آن را بموقع تحویل بگیرند. مثالی واقعی در جهان عبارت است از خرده‌فروشان لباس‌های گران‌قیمت كه خریداران این نوع كالاها انتظار كیفیت خوب را دارند و انتظارات آنها بسیار زیاد است. این خریداران از ارتباط طولانی‌مدتی كه با فروشندگان (تأمین‌كنندگان) خود دارند شگفت‌زده می‌شوند. نتیجه اینكه هر دوی آنها راضی بوده و می‌فهمند كه به منظور موفق شدن باید به هم كمك كنند.

این ارتباط منجر به ایجاد شرایط سهل‌تر پرداخت بویژه در خرده‌فروشی‌ها می‌شود. شرایط پرداخت اسنادی یا 15 روزه اغلب برای تأمین‌كننده‌ها مطلوب هستند. در حمل‌و‌نقل بین‌المللی، معمولا پرداخت‌ها قبل از رسیدن كالا به مقصد نهایی صورت می‌گیرد. دیگر روش‌های جایگزین در پرداخت، می‌تواند شامل LC و یا شرایط پرداخت 30، 45 و 60 روزه باشد. یكی از جنبه‌های ارتباط بین خریدار و تأمین‌كننده، تغییر شرایط پرداخت است كه می‌تواند حركت از سوی LC به برات‌ها (تضمین‌های مالی مثل چك و سفته) باشد. سود این روش، كاهش نامه‌نگاری و عملیات بانكی و در عوض افزایش ریسك در معامله برای طرفین خواهد بود.

یكی از گزینه‌ها برای كاهش خطر نوسانات ارزی، خرید كالا به صورت ارز محلی (كشور مبدأ) است. معمولا اكثر خریداران در منطقه شمال امریكا، خرید كالاهای خود را با دلار انجام می‌دهند. كاهش‌های اخیر قیمت دلار و دریافت پول واقعی، منجر به ایجاد نوساناتی منفی بین سود و زیان كسب شده توسط تأمین‌كنندگان می‌شود، اغلب وارد‌كننده‌ها مدیریت ریسك مالی خود را به بانك‌های خود انتقال می‌دهند.

در آخر باید گفت مدیریت ارتباط با تأمین‌كننده، نشان‌دهنده ایجاد فرصتی برای بهبود دقت، سرعت در خرید و فروش در معاملات است. این در حالی است كه بهبود شیوه‌های كاری، برای شركا سودآفرین بوده و با حركت بهبود مستمر و كاهش هزینه كل، همراه است.