الف - مهندسی ارزش چیست ؟

از دیدگاه انجمن مهندسی ارزش آمریكا مهندسی ارزش روشی سیستماتیك با تكنیكهای مشخص است كه كاركرد محصول یا خدمات را شناسایی و برای آن كاركرد ، ارزش مالی ایجاد می‌كند ؛ به نحوی كه آن كاركرد در كمترین هزینه با حفظ قابلیت اطمینان و كیفیت مورد نظر انجام گیرد ؛ به بیان دیگر می‌توان گفت كه مهندسی ارزش یك كوشش سازمان‌یافته برای تحلیل عملكرد سیستمها ، تجهیزات ، خدمـــات و موسسات به منظور نیل به عملكرد واقعی با كمترین هزینه در طول عمر پروژه است كه سازگار با كیفیت و ایمنی مورد نظر باشد . مهندسی ارزش یك روش بسیار مهم برای مصرف بهینه بودجه تخصیص داده شده است .

ارزش بسیار ساده و در عین‌حال بسیار پیچیده است . زیرا چیزیست كه مشتری طلب می‌نماید . میلر و هایمان یك پند كلیدی در این باب ارائه نموده‌اند : هیچ كس یك محصول را خریداری نمی‌كند ! مشتریان همیشه كاری را می‌خرند كه فكر می‌كنند كالا برای آنها انجام خواهد داد ؛ به عبارت دیگر مردم به صدای با كیفیت اهمیت می‌دهند .

ب - تاریخچه مهندسی ارزش به چه زمانی باز می‌گردد ؟

مهندسی ارزش در زمان جنگ جهانی دوم هنگامیكه دست‌یابی به مواد حیاتی دچار مشكل شده بود در صنایع مطرح گردید . این مساله ارائه راهكارهای جایگزین برای مواد و طرحهای موجود را موجب شد . در سال 1947 لاورنس دی‌میلز یكی از مهندسین شركت جنرال الكتریك آمریكا (GE) موارد ممكن را مورد ارزیابی قرار داد ؛ او طرحها و روشهای متعددی برای مقابله با تغییرات آتی بیان كرد و روشی مناسب برای تعیین ارزش یك طرح ارائه داد . به كارگیری این نظریه در صنایع ، به سرعت در آمریكا فراگیر شد و برگشت عظیم سرمایه را به همراه داشت ؛ او این حركت را آنالیز ارزش نام نهاد . پس از آن در اواخر دهه شصت میلادی ، انجمن مهندسی ارزش آمریكا بنیان گزارده شد و سپس صنایع دفاع ، شركتهای ساختمانی و مراكز صنعتی بتدریج مقرراتی در رابطه با الزام در اجرای مهندسی ارزش تصویب و به اجرا گذاردند ؛ تا جاییكه در اوائل دهه هشتاد میلادی پیشنهاد اجرای مهندسی ارزش در صنایع دفاعی ، مدیریت خدمات عمومی ، خدمات پستی و غیره مطرح و موجب موفقیتهای چشمگیر در كاهش هزینه‌ها در مرحله اجرا گردید . در حال حاضر ، براساس قوانین مصوب در ایالات متحده ، كلیه سازمانهای اجرایی وابسته به دولت ملزم به ایجاد و بكارگیری روشهای موثر مهندسی ارزش در پروژه‌هایی هستند كه با سرمایه‌ای بیش از یك میلیون دلار انجام می‌گیرد.

در آغاز ، این تكنیك به نام آنالیز ارزش نامیده شد و بعدها به نامهای دیگری مانند مدیریت ارزش ، بهبود ارزش ، كنترل ارزش و خرید ارزش به كار رفته است ؛ نیروی دریایی ایالات متحده امریكا این نام را به مهندسی ارزش تغییر داد تا بر روی قسمت مهندسی این متدولوژی نیز تاكید شود . با وجود تغییر نام ، هدف مهندسی ارزش همانند قبل باقی مانده كه به مفهوم ایجاد كنترل برای مجموع هزینه‌ها در زمینه محصول-خدمات در طول عمر محصول است ، بدون اینكه كیفیت فدا شود و یا قابلیت اطمینان خدمات-محصول كاهش یابد .

این واقعیت كه هزینه‌های غیرضروری معمولا در محصول و فرایند وجود دارد قابل تامل است ؛ میلز نتیجه گرفته است كه هزینه‌های غیرضروری معمولا ممكن است به علل مختلف از جمله موارد زیر باشد :

كمبود زمان كافی برای طراحی ، كمبود اطلاعات ، كمبود ایده ، پیش‌داوریهای منفی ،  كمبود تجربه ، ضعف در روابط انسانی ، چندمفهومی بودن ، طراحی و تخمین بالاتر از حد نیاز .

متدولوژی ارزش ، سازمان را قادر به رقابت موثر و كارا در بازار خواهد كرد ؛ زیرا با بكارگیری مهندسی ارزش سازمان می‌تواند به اهداف زیر دست یابد :

كاهش هزینه ، افزایش سود ، بهبود كیفیت ، افزایش سهم بازار ، انجام كار در زمان كوتاهتر و استفاده كاراتر از منابع .

ملاحظه می‌شود كه برای به‌ ثمر رسیدن اهداف فوق فرایندی باید طی شود و امكان نیل به اهداف با نگرش مقطعی تقریبا غیرممكن به نظر می‌رسد ؛ از موارد فوق لزوم نگرش سیستمی احساس می‌شود . یك سازمان بایستی در كنار كاهش هزینه ، بهبود كیفیت ،‌ افزایش سود ، زمان كمتر ، تخصیص بهینه منابع و غیره را مدنظر داشته باشد ؛ لــذا بــا سیستمی مواجه می‌شود كه ارتباط سیال بین عوامل بـــرقرار می‌كند و فرایند ارتباطات را در نظر می‌گیرد . در مورد این فرایند كه چرخه‌ای یكطرفه نیست می‌توان گفت كه بهترین مدل نمایش یك سیستم مهندسـی ارزش ، دیاگرام جریان داده ها (DFD) است كه خاستگاه آن فناوری اطلاعات (IT) می‌باشد ؛ اگر بتوان مهندسی ارزش را به كمك DFD نمایش داد آنگاه چگونگی ارتباطات اجزای اصلی و فرعی سیستم و آنچه بین اجزا جاری می‌شود به سهولت قابل پیگیری خواهد بود .

در گام آتی از سه واژه كلیدی در مهندسی ارزش سخن خواهیم گفت ...

ارزش (Value) : اصطلاح ارزش برای مفاهیم مختلف كاربرد دارد و ممكن است با قیمت پولی و یا هزینه مورد سوء تعبیر قرار گیرد . اگر یك محصول نیازهای كامل یك خریدار را در ارتباط با آن محصول برآورده نكند ارزش آن محصول متناسب با قیمت آن نیست . ارزش یك محصول از دیدگاه فروشنده و خریدار متفاوت است و حتی ممكن است استفاده‌كننده‌های مختلف بین مفهوم آن اختلاف‌نظر داشته باشند ؛ به عنوان مثال ارزش یك پیچ‌‌گوشتی از دید یك مكانیك با خانم خانه‌دار متفاوت است . به طور معمول هنگام بحث از ارزش هفت سطح متفاوت از ارزش وجود دارد :

1 - اقتصادی 2 - اخلاقی 3 - اجتماعی 4 - مذهبی 5 - قضائی 6 - زیبایی شناختی .
مهندسی ارزش معمولا مرتبط با ارزش اقتصادی است كه این‌چنین تعریف می‌شود :
كمترین هزینه برای فراهم كردن وظیفه-سرویس مورد‌نیاز در زمان و مكان مطلوب و با كیفیت مورد نظر ؛ در ساده‌ترین شكل ارزش برابر است با بها تقسیم بر هزینه .
بها (Worth) : در فرهنگ لغت ، بها این چنین تعریف می‌شود : ارزشِ چیزیست كه با كیفیت و یا اعتباری كه همراه خود دارد اندازه گیری می‌شود ؛ به بیان دیگر كمترین هزینه‌ای كه به وسیله آن عملكرد اساسی یك جزء كاری قابل دسترسی است . بها متفاوت با هزینه (به عنوان كمیتی در واحد زمان) است ؛ آنالیز ارزش با شناسایی كاركرد محصول-خدمات و اندازه‌گیری قابل‌قبول بودن كاركرد آن برای استفاده‌كننده ادامه می‌یابــد . این عمل می‌تواند با جمع آوری داده‌های آماری و اعتبارسنجی آن با پاسخگویی به سوالهای زیر از دید مصــــــرف كننده حاصل گردد :

هزینه دستیابی به این كاركرد با طراحی فعلی چه میزان است ؟

به نظر شما با توجه به عملكرد این كاركرد ، هزینه آن باید به چه میزان باشد؟

هزینه دستیابی به این كاركرد ، اگر مورد جایگزین وجود داشته باشد چه مقدار است ؟
هزینه  (Cost): هزینه نیازمند تعیین دقیق است و عبارت است از مجموع نیروی انسانی ، مواد ، نگهداری و هزینه‌های غیر مستقیم موردنیاز برای تولید یك محصول و نگهداری آن در طول عمر محصول است . به عبارت دیگر ، هزینه برای طول عمر یك محصول یا خدمات مدنظر است .

در گام آتی زمان اجرای مهندسی ارزش را به پاسخ خواهیم نشست ...

محدوده كار مهندسی ارزش بستگی به اندازه و پیچیدگی پروژه دارد . بالاترین میزان برگشت می‌تواند زمانی انجام گیرد كه در اولین مرحله از عمر پروژه قرار داریم ؛ می‌توان گفت در فاز اولیه طراحی اجرای مهندسی ارزش بسیار موثر است ، چرا كه نظریه‌ها هنوز به صورت مفاهیم وجود دارند . كارفرما و طراح در این مرحله در تصمیمات خود انعطاف‌پذیری بیشتری دارند و تغییرات ، آثار كمتری بر برنامه زمانبندی پروژه دارد . در این مرحله كه كارفرما و مشاور در حال بررسی بودجه پروژه هستند انجام مطالعه مهندسی ارزش می‌تواند برای شناسایی عناصر هزینه بر قبل از تصویب بودجه نهایی موثر باشد . مطالعات مهندسی ارزش برای پروژه‌های ساخت ، زمانی انجام می‌گیرد كه حدود سی‌درصد از طراحی پیش رفته باشد ؛ به عبارت دیگر ، طراحی نیمه‌تمام را باید مهندسی ارزش كرد . به طور كلی می‌توان گفت قبل از اینكه تصمیمات مهم در طراحی اتخاذ شود مهندسی ارزش توصیه می‌شود و در آن زمان بیشترین اثر را روی هزینه‌ها دارد .

هر پروژه به طور معمول 5 مرحله توسعه دارد :

1- فرموله كردن مفاهیم (مشخص كردن عملكرد)

2- مرحله طراحی اولیه

3- مرحله طراحی نهائی

4- مرحله ساخت

5- مرحله عملیات

حال به تشریح هر یك از این مراحل خواهیم پرداخت :

1- مرحله فرموله‌كردن مفاهیم : هدف از فاز فرموله‌كردن مفهومی تبدیل (ترجمه) نیازمندیهای كلی (عمومی) به مشخصات عملكردی است . در بیشتر موارد هنوز تصویر كاملی از پروژه نهایی شناخته نشده است ، بدین‌مفهوم كه تصمیمات هنوز در شرایط نامشخص هستند . تلاش مهندسی ارزش در این فاز در جهت تهیه ورودی برای نیل به كاركردها به نحوی است كه در كمترین هزینه انجام یابد .

2- فاز طراحی اولیه : در خلال این فاز ، مفاهیم تعریف و مشخصات طراحی شروع شده‌اند . اطلاعات جزئی و كافی برای بیان همه چیزهای كمی و هزینه‌ها در جهت برنامه‌ها ارائه شده است . حال زمان مناسبی برای پرسش از خصوصیات عملكرد و اصلاح آنها در صورت لزوم می‌باشد . یك مطالعه مهندسی ارزش كه نیازمند آنالیز ، خصوصیات فنی و طراحی وظایف است می‌تواند برای گزینه‌های جایگزین مشخص و پیشنهاد برای بهبود ارزش باشد .

3- فاز طراحی نهائی : در ضمن این فاز ، جزئیات مشخصات طراحی فرموله و برنامه‌ریزیها انجام شده‌اند . تلاش مهندسی ارزش در این فاز معمولا محدود به حذف جزئیات مرتبط با محدودیتهای غیرضروری و زائد است . معمولا طراحی مجدد در این مرحله نمی‌تواند به صورت موثر و اقتصادی انجام گیرد مگر آنكه پتانسیل صرفه‌جویی طول عمر محصول به اندازه كافی برای تعدیل هزینه‌ها بزرگ باشد .

4- مرحله ساخت : در ضمن فاز ساخت ، مهندسی ارزش برای بازبینی مشخصات و نیازمندیهای قراردادی و سفارش در تغییرات بكار می‌رود . زمانیكه تغییر در سفارشات تمایل به افزایش هزینه‌های قرارداد دارد آنگاه بایستی آنالیز ارزش را برای تسهیل در پیدا كردن راه‌حلهای با هزینه كمتر و جلوگیری از افزایش عملكرد غیرضروری اعمال كرد.

5- مرحله عملیاتی و نگهداری : مطالعه مهندسی ارزش در این فاز به عنوان فرصتی برای ایجاد تغییر پیشنهاد می‌شود كه در مراحل قبل مقدور نبودند (شاید ناشی از كمبود زمان و یا دیگر محدودیتها باشد) . نتایج مطالعه مهندسی ارزش در این فاز صرفه‌جویی هزینه با توسعه طول عمر آن از طریق استفاده از مواد جدید ، فرایند و یا طراحی ، كاهش هزینــــه تعمیرات ، صرفه جویی در انرژی و دیگر هزینه‌های عملیاتی است .

اجرای مهندسی ارزش برای یافتن پاسخ به این سوال است كه چه راه حل دیگری كاركرد موردنظر ، فرایند ، محصول و یا اجرای آن را با هزینه كمتری محقق می‌سازد . بنابراین ، هرچه از زمان عمر پروژه بگذرد پتانسیل كاهش هزینه كم می‌شود و در نهایت می‌توان چنین گفت كه تیم طراحـی بیشترین اثر را روی صرفه‌جویی هزینه دارد .

در گام آتی از مراحل بكارگیری مهندسی ارزش خواهیم گفت ...

براساس تعاریف و برداشتهایی كه از مهندسی ارزش وجود دارد برنامه‌های كاری متفاوتی برای آن ارائه شده است . برای مطالعه فرایند اجرای مهندسی ارزش متدولوژیی كه بوسیله انجمن مهندسی ارزش آمریكا بیــان شده ، دنبال خواهد شد . طرح‌ریزی این متدولوژی به نحویست كه آنالیز موثر و كارای پروژه را فراهم می‌كند و توسعه ماكزیمم تعداد راهكار برای نیل به كاركرد مورد نیاز پروژه را فراهم می‌آورد ؛ متدولوژی شامل سه فاز اصلی می‌باشد :

1- فاز پیش مطالعه : در این فاز جمع‌اوری اطلاعات و داده‌ها انجام می‌پذیرد .

2- فاز مطالعه : این فاز خود دارای مراحل زیر می‌باشد :

2-1 فاز ایجاد ( تفكر یا تعمیق ) : این فاز كه محل ارائه ایده‌ها بر اساس داده‌های جمع‌آوری شده در فاز پیش‌مطالعه است را بعضا به عنوان فاز طوفان فكری نیز نامیده‌اند . این مفهوم به معنای تلاشیست كه با عادات ، روشها و فرضیات محدودكننده و معیارهای مشخص محدود نمی‌شود . داوری در مورد هریك از ایده‌ها تا فاز بعدی به تعویق انداخته می‌شود . لازم به یادآوری است كه هیچ ایده‌ای بد نیست و جریان آزادی از تفكرات و ایده‌ها بدون انتقاد از هر ایده وجود دارد . هرچه راهكارهای بیشتری ارائه گردد احتمال بیشتری برای توسعه راه‌حل بهتر و برجسته‌تر بوجود می‌آید . ادبیات مهندسی ارزش در این فاز برای ارائه ایده جدید سوالات زیر را پیشنهاد می‌نماید :

آیا این عملكرد به كلی می‌تواند حذف شود ؟

آیا بخشی از آن می‌تواند حذف شود ؟

آیا تكرار وجود دارد ؟

آیا تعداد طولهای مختلف ، رنگها یا تنوع آنها می‌تواند كاهش یابد ؟

آیا یك بخش به صورت استاندارد می‌تواند به كار برده شود ؟

آیا این بخش ، بیش از وظیفه مورد انتظار ، كار ارائه می‌كند ؟

آیا هزینه مواد به كار رفته می‌تواند كاهش یابد ؟

برای موفقیت در این فاز دو بخش كلیدی وجود دارند : نخست اینكه هدف از این فاز راههای ممكن برای طراحی پروژه نیست بلكه برای توسعه راهكارهای انجام كاركرد انتخاب شده مطالعه است و دوم آنكه یك فرایند ذهنی با تجارب گذشتــه برای نیل به ایده‌های جدید تركیب می‌شود ؛ هدف از پیداكردن تركیبات جدید دستیابی به كاركردهای مطلوب با هزینه كمتر و بهبود عملكرد است .

2-2 : فاز ارزیابی : در خلال فاز ارزیابی ، ایده‌های تولید شده در فاز قبلی (فاز ایجاد یا تفكر و تعمق)آنالیز شده و ایده‌های مناسب برای بسط بیشتر انتخاب می‌شود . هدف این فاز ارزیابی راهكارهای پیشنهاد شده ، حذف ایده‌های نامناسب و انتخاب بهترین گزینه است .

برای كمك به ارزیابی یك ایده فهرستی از سوالات زیر ارائه می گردد ؛ با ارزیابی جوابها قضاوت در مورد هریك از ایده‌ها ســاده تر خواهد بود :

آیا این ایده عمل خواهد كرد ؟

آیا این ایده می‌تواند با دیگر ایده‌ها تركیب یا تعدیل شود ؟

پتانسیل صرفه‌جویی این ایده چه میزان است ؟

احتمال اجرای آن چقدر است ؟

این ایده ممكن است روی چه بخشهایی اثر بگذارد ؟

این ایده ممكن است روی چه كسی اثر بگذارد ؟

آیا این ایده به نسبت ، اعمال تغییرات آتی را آسانتر یا دشوارتر خواهد كرد ؟

آیا همه خواسته‌های استفاده‌كننده را ارضا خواهد نمود ؟

2-3 : فاز توسعه : هدف از فاز توسعه ، مهیاكردن بهترین گزینه برای بهبود ارزش ایده انتخاب‌شده در فاز قبل است . در این فاز به ارزیابی كامل راهكارهای باقیمانده پرداخته و جزئیات ویژه ای همچون هزینه كارفرمائی ، امكان اجرا و اثر آن بر دیگر بخشهای پروژه مورد بررسی قرار می‌گیرد . در فــــاز توسعه انتظار می‌رود تیم به طور كامل ایده‌های انتخاب شده را توسعه دهد و اطلاعات واقعی و عملی را در مورد هر ایده ارائه ‌دهد . این اطلاعات بایستی شــامل بخشهــای فنـی ، هزینه و برنامه‌ریزی اطلاعات به نحوی باشد كه طراح و كارفرمای پروژه ارزیابی مناسبی از اجرای آن به دست آورند . اطلاعات هر گزینه پیشنهاد شده به طور معمول بایستی شامل موارد ذیل باشد :

توصیف و شرح طراحی قبلی و گزینه‌های پیشنهاد شده .

داده‌های هزینه و عملكرد ،‌ كه نشان‌دهنده اختلاف بین طراحی عمومی (قبلی) و طراحی پیشنهاد شده باشد .

مقایسه هزینه طول عمر شامل هزینه عملیاتی و ... .

برنامه اثرات و بازخور داده‌های فنی .

پس از لحاظ كردن این موارد است كه تیم باید بهترین ایده را تعیین كند .

2-4 : فاز ارائه : هدف از فاز ارائه دستیابی به توافق و ایجاد تعهد برای طراح و كارفرمای پروژه برای اقدام به اجرای پیشنهاد است . در خلال فاز ارائه ، تیم گزارش مكتوبی در مورد بهترین گزینه‌(ها) مهیا می‌نماید و طرح عملیاتی برای ضمانت اجرایی گـزینه انتخاب شده را ارائه می‌كند . سپس تیم مراحل تصویب آن را برای جلب‌نظر مسئول مربوطه طی می‌كند . معمولا گزارش بایستی منعكس‌كننده یك پیشنهاد كه شامل مباحث لازم برای اطمینان مدیریت از اینكه عملكرد مغایر با اثر مورد‌نظر نیست (قابلیت اجرا دارد) ، اطلاعات فنی و پشتیبانی تكمیل و صحیح است ، پتانسیل صرفه جویی برمبنای آنالیز هزینه‌ها و بهینه بودن تغییرات باشد . معمولا به همراه گزارش مكتوب ، ارائه شفاهی نیز وجود دارد ؛ بیان شفاهی می‌تواند مبنای قبول پیشنهاد باشد .

3- فاز فرا مطالعه : هدف از این بخش - كه گاهی به عنوان اجرا نیز نامیده می‌شود - اجرای توصیه‌هایی است كه به عنوان مهندسی ارزش مورد تایید قرار گرفته است و در زمانبندی طرح نهایی لحاظ می‌شود . در این فاز نظریه‌ها می‌توانند واقعی شوند ؛ كارفرما معمولا اجرای ایده انتخاب شده و اهداف گزارش را دنبال می‌نماید .